まずはここから。ホワイトボードなしのミーティングとか考えられんす。
やんわりとした口調を心がけつつ、こうした台詞を使うといろいろスムーズになります。
こちらも大事。「身近な物」を使って説明する手法をマスターしておきましょう。
ネガティブ発言をする人向けに心がけておくといいかも。
議論が感情的になってしまったときに思い出したい言葉。
使えるシーンが限定されますが、マンネリ化した会議にはいいかもですよ。
こちらもたまに使ってもいいかも。「書き出してから発表する」という文化が根付いた後がよいかと。
会議じゃないけど、外部の人が来るちょっとした会に使えるかと。
特に外部の人とミーティングする場合、ミーティングの作法が違うことが往々にしてあります。そうした場合、お互いの出方を伺いつつやるので時間の無駄になりがち。
そうしたときはこの質問を最初にしましょう。成果にフォーカスさせることにより、メンバーがちょっとだけ真剣になりますよ。
終わりの時間が決まっていないとだらだらミーティングが終わります。最初に決めておいて、ホワイトボードに書いておきましょう。当たり前だけど往々にして決まっていないことが多い、もしくは参加者間で意識の違いがある場合が多いです。
アジェンダはミーティングの最初に全員に確認しましょう。「今日、あのこと決まるのかなぁ・・・」は大きなストレスになります。
しゃべりすぎる人には事前にこう聞くようにしましょう。こう聞いておけば「○分経ちましたよ」と話を中断しやすくなります。
なにか問題があって議論が前に進まないときは（よくある）、とりあえずそれが解決したと仮定して話を進めましょう。往々にして最初の問題が問題じゃなくなることがあります。
だらだらとしゃべる人に向けて。本人もわかっていない場合が多い。
議題のわりに時間がない、というシーンはよくあります。司会は時間を見ながら「今決められないことについて、今どうするか？」を常にウォッチしていなくてはなりません。
期限の決まっていないタスクのなんと多いことか・・・（と思いません？）。
重要なタスクに関してはフォローアップする方法を決めておきましょう。誰か他の人に頼むといいですね。
見積もりが甘い人は仕事を引き受けがち。そういう人はウォッチしておいて、「他にも仕事あるんだから、今うけない方がよくない？」とやんわりと警告しましょう。
ミーティングの成果はそこで決められたTo Doで決まります。最後に「誰が」「いつまでに」「具体的に何をするか（何がどうなったらそのタスクが終わりなのか）」を確認して終わりましょう。
ちなみにミーティングにはホワイトボードが必須ですよね・・・と思う今日この頃。以下の記事もよろしければどうぞ。
10. ランチやディナーの約束をする（締め切りを自分で作るために）
あなたの同僚で子供がいる人は、なぜいつも時間通りにバタバタと帰宅しているのだろうと考えたことはありますか？ それは、毎日決まった時間に子供を保育園まで迎えに行かないといけないからです。今日一日かけてこの仕事をすればいいやと悠長に構えていると、それほど大事でないことに時間を使ってしまうんですよね。でも、「締め切り」を作ることで、常に時間を気にして仕事ができるようになるんです。もし、あなたの家族が18時半に晩ご飯を一緒に食べようと家で待っていたり、あなたが友人と仕事帰りにジムに行く約束をしていたりしたら、きっとあなたは集中して仕事を済ませ、約束に間に合うようにオフィスを出ることでしょう。
この方法は日中でも活用できます。同僚や社外の友人とランチの約束をしてみましょう。あなたの午前中のプロダクティビティが上がりますよ。
9. 翌日の朝一番にしなければいけないことを書き出して、帰りにキーボードに貼っておく
あなたが意識して過ごさなければ、大事なことを一つも終わらせないまま一日が終わる、という悲しい現実は起こりえます。「GTD（Getting Things Done）」、つまり、仕事を成し遂げるのに一番いい時間帯は午前中なので、その時間を有効に使うのです。夜帰宅する前に、翌日にするべき一番大切なことを書き出して机の上に置いたり、その仕事に必要な書類と一緒に置いておいたりしてみてください。そうすれば、翌朝、メールチェックをしたりする前からその仕事に取りかかれますよね。詳しくは、米lifehackerのこの記事を参照してください。
8. 一日の始めにメールチェックをしない
『Never Check Email in the Morning』の著者であるジュリー・モーゲンスターンさんは、朝、受信ボックスを開くのを1時間だけ待とう、と提言しています。会社に来て、惰性でメールを開いて読み始めるのではなく、上の９番にあるように、前の日に書き出しておいた仕事から片付けていきましょう。大事な仕事から始め、終わらせることができれば、その日のいいスタートを切れますよね。一度メールを開けば、あなたは「開店」したことになるのですから、どんどんお客さんが来てしまい、集中して大事な仕事を進めることが難しくなるからです。
メモ：あなたが異なるタイムゾーンにいる人と仕事をしているのであれば、この方法を実行するのは大変ですよね。あなたが寝ている時間に相手は仕事をしていて、朝起きた時にはメールが来ているはずだ、とわかっているわけですから。焦る気持ちはわかりますが、落ち着いて考えてみてください。たった1時間、あなたの「開店」が遅れるだけなんですよ。
7. リストの中から、「これはしなくてもいいや」というものを選ぶ
あなたにプレッシャーをかけてくるのは上司だけではありません。時にはあなた自身が、自分の作ったto-doリストに縛られてしまうのです。あなたがもし、長い長いto-doリストを抱えていて、数週間かかっても消し終わっていないのであれば、たぶんそのリストの中のいくつかは「もういいや」と消してしまってもいいものでしょう。「その時いいと思ったアイディア」は、時間が経てばそうでもなくなってしまうかもしれません。未消化の仕事リストをながめてみてそれに気づいたら、いっそのこと「これはしなくてもういいや」と消してしまうのが、もっとも手っ取り早く、労力もかからない「GTD」なのです。
6. あなたが今書いているメールを読み直して、5文以内に短縮
長いメールを受信してしまったらうんざりしますよね。そもそも、メールは長いやり取りには適していません。短ければ短いほど、返事がきやすいものです。デザイナーのマイク・デイビットソンさんは５文以上に渡るメールは送信しない、という自らのメールポリシーを発表しています。これによって、自分と受信者、両方の時間を節約することができるのだそうですよ。みなさんもすぐに、試してみてください。どうやっても5文以内に収まらない内容だったら、それは電話した方が早い案件なのでしょう。
5. 邪魔者を切り捨てる（でも丁重に）
会議中、話が長くてトピックからそれていってしまっている人がいたら、勇気を持って遮りましょう。もちろん、礼儀正しく。「そろそろ議題に戻りませんか。」「割り込んでしまって申し訳ないのですが、もう説明していただかなくても理解できました。」「話がそれてきてしまっているようですので、戻りませんか。」と丁重に相手の話を止めることで、あなたの時間を大いに節約できるのです。
4. 自分自身のためにミーティングをセッティングする
しなければいけないことは山積みなのに、なにからやればいいかわからない、どうしても集中できないという場合は、独りになる時間が必要ですね。上司や同僚からの悪気のない妨害から逃れるために、ミーティングルームを自分のためだけに取って1、２時間でもこもってみてください。カレンダーに書き込んで、定期的にミーティングルームを取るんです。ミーティングルームには、あなたのプロジェクトリスト、to-doリスト、カレンダーを持ち込んで、どの仕事をどういう優先順位でやっていくか、などをあたかも上司が部下を呼んでアドバイスをしているかのように決めていくのです。「GTD」を実践している人なら、これは週ごとにレビューをするテクニックだとわかりますね。
3. Noと言える人になる
あなたは何か頼まれた時、何も考えずに「Yes」と受け入れてはいませんか？ それがあなたの貴重な時間を奪う元凶かもしれませんよ。新たな仕事を頼まれたら、「Yes」と即受け入れるのではなく、締め切りや必要事項についてまず依頼者に質問しましょう。もし、それが「今」でなくてもできることだったり、あなた以外に適任者がいるような仕事だったら、勇気を持って「No」と言いましょう。たいていの場合は、頼み事に「No」と言う余地はあるはずです。メリリン・マンさんは今年の「Macworld」での講演で、「Yes」の上手な使い方について話しています。
2. 気を散らすものを排除して、タイマーをセットする
あなたにはしなければいけないことがあるのに、メールやインスタントメッセージがくるたびに反応してしまっている状況だとしたら、メールやIMを閉じ、キッチンタイマーを持ってきて10分かけてみましょう。その10分は集中して仕事をするのです。10分経ったら休憩してメールやIMに返信するなどし、また10分タイマーをかけて同じことを繰り返します。米lifehacker編集長のジーナは、このテクニックを用いて400ページもの「ライフハッカー本」を書き上げたのだそうですよ。締め切りも10分という短いものだったら、時間と競争しながら仕事を成し遂げることができるのです。
1. 何でもいいから書き出してみる
悪いパターンに陥ってしまったり、何をどうやって片付けていったらいいのかわからなくなったりしたら、紙とペンを持って静かな場所に行きましょう。そこで10分間、何でもいいから書き出してみるのです。リストを作ったり、マインドマップをしたり、アイディアを書きなぐってみたり。忙しい毎日の中では、何が大切なのか、何を一番先にすべきなのか、脳が上手く判断することができなくなってしまいますが、こうやって吐き出してみることで道が見えてくるのです。
このテクニックを定期的に使うことで、あなたのプロダクティビティは上がるし、スランプから抜け出すこともできるんですよ。
